Welche Aufgaben eignen sich für KI? Ein Leitfaden für Mitarbeiter im Büro

Für einen ersten KI-Einsatz im Büro empfehle ich eine begrenzte Aufgabe mit zulässigen Eingaben und einem Ergebnis, das du fachlich beurteilen kannst. Gute Kandidaten sind beispielsweise ein Entwurf aus vorhandenen Informationen, ein Vergleich mit vorgegebenen Kriterien oder die Strukturierung eigener Notizen.

Die Frage lautet: Welchen Teil meiner Arbeit kann ich mit KI vorbereiten und anschliessend zuverlässig prüfen? Dafür brauchst du zunächst weder einen Agenten noch eine technische Automatisierung. Ein freigegebenes Werkzeug und eine klar beschriebene Aufgabe reichen für einen ersten Versuch.

Beginne bei deiner Arbeitswoche

Notiere Aufgaben, die zuletzt wiederholt aufgetaucht sind. Beschreibe sie als konkretes Ergebnis: "eine Kundenantwort aus der Leistungsbeschreibung vorbereiten" ist brauchbarer als "Kommunikation verbessern". "Offene Fragen aus einem Konzept herausarbeiten" ist präziser als "kreativer sein".

Wähle zunächst Aufgaben, die du selbst kennst. Wenn du das Ergebnis ohne KI nicht beurteilen kannst, brauchst du eine fachkundige Person zur Prüfung. Eine überzeugend formulierte Antwort ersetzt dieses Wissen nicht.

Trenne ausserdem die Arbeitsschritte. Bei einer Präsentation kommen beispielsweise Recherche, Auswahl der Aussagen, Aufbau, Formulierung und Freigabe zusammen. Ein erster Versuch kann sich auf den Aufbau aus bereits geprüften Aussagen beschränken. Damit bleibt die Aufgabe überschaubar.

Sechs Beispiele für sinnvolle Einstiege

Die folgende Tabelle enthält redaktionelle Anwendungsvorschläge. Ob sie in deiner Umgebung einen Nutzen bringen, muss am eigenen Vorgang geprüft werden.

Alle Beispiele beginnen mit vorhandenem Material. Das erleichtert den Vergleich zwischen Eingabe und Ergebnis. Aktuelle Recherche ist eine andere Aufgabe: Dafür musst du Quellenzugriff, Aktualität und Belege gesondert prüfen. Eine Antwort ohne nachprüfbare Grundlage ist kein verlässlicher Ersatz für Recherche.

Die Auswahlhilfe: Passt diese Aufgabe für einen ersten Test?

Gehe die Fragen der Reihe nach durch. Ein ungeklärter Punkt ist ein Arbeitsauftrag zur Klärung, kein Grund für eine erfundene Gesamtpunktzahl.

Die Prozess-Auswahl-Vorlage hilft beim Vergleich mehrerer Kandidaten. Der Begriff Prozess bedeutet hier zunächst einen wiederkehrenden Arbeitsablauf. Die Auswahl verpflichtet nicht zu einer technischen Automatisierung.

Beispiel: Eine Veranstaltungsinformation verständlicher machen

Dieses Beispiel ist fiktiv. Es zeigt eine mögliche Lernaufgabe, keine gemessene Verbesserung durch ein KI-Modell.

Du hast einen freigegebenen Informationstext für eine interne Veranstaltung. Er nennt Datum, Ort, Anmeldung und Voraussetzungen. Die Zielgruppe kennt die verwendeten Fachbegriffe noch nicht. Deine Aufgabe lautet: eine verständlichere Fassung erstellen, ohne organisatorische Angaben zu verändern.

Ein geeigneter Auftrag ist:

Überarbeite den bereitgestellten Informationstext für neue Mitarbeiter ohne Vorwissen. Erkläre Fachbegriffe in einfacher Sprache. Erhalte Datum, Ort, Anmeldeweg und Voraussetzungen unverändert. Markiere unklare Angaben separat. Ergänze keine neuen Bedingungen. Gib zuerst den Textentwurf und danach eine Liste der inhaltlichen Änderungen aus.

Danach vergleichst du beide Fassungen. Stimmen die Angaben? Sind Bedingungen weggefallen? Wurde eine Vermutung als Erklärung ergänzt? Eine Liste der Änderungen kann die Prüfung unterstützen, sie muss selbst ebenfalls gegen den Originaltext geprüft werden.

OpenAI beschreibt in der Einführung ins Prompting, wie Aufgabe, Kontext und gewünschte Ausgabe einen Arbeitsauftrag präzisieren. Der konkrete Prüfablauf hier ist ein eigener redaktioneller Vorschlag.

Welche Aufgaben du für den Einstieg zurückstellst

Beginne nicht mit einer Aufgabe, bei der ungeprüfte Fehler unmittelbar folgenreiche Entscheidungen auslösen. Beispiele sind eigenständige Personalentscheidungen, medizinische Bewertungen oder verbindliche rechtliche Aussagen. Für solche Anwendungen sind andere Anforderungen und fachliche Prüfungen nötig als für eine erste Büroübung.

Stelle ebenso Aufgaben zurück, für die erforderliche Daten nicht freigegeben sind oder niemand die Ergebnisqualität beurteilt. Eine KI-Antwort hebt diese fehlenden Voraussetzungen nicht auf. Auch eine automatische Veröffentlichung oder ein Versand an Kunden gehört nicht in den hier beschriebenen Erstversuch.

Manche Aufgaben brauchen schlicht keine KI. Ein festes Textbaustein-Feld, eine Tabellenformel oder eine verständliche Checkliste kann bereits ausreichen. Vergleiche deshalb mit der besten verfügbaren einfachen Lösung, nicht nur mit dem bisherigen umständlichen Ablauf.

Einen kleinen Versuch auswerten

Bearbeite einen passenden Fall und dokumentiere den gesamten Aufwand. Dazu gehören Auswahl und Vorbereitung des Materials, Formulierung des Auftrags, Prüfung und Korrektur. Notiere Fehler konkret, beispielsweise "Anmeldefrist ausgelassen" statt "Ausgabe schlecht".

Versuche anschliessend einen neuen Fall derselben Aufgabe. Übernimmt die Vorlage dessen Besonderheiten korrekt? Wenn du jedes Mal fast alles neu erklären musst, ist die Aufgabe noch nicht ausreichend eingegrenzt oder die Vorlage braucht eine Überarbeitung.

Bewerte Nutzen und Lernfortschritt getrennt. Vielleicht gelingt die fachliche Prüfung schon gut, während die Vorbereitung noch lange dauert. Oder der Entwurf entsteht schnell, verursacht aber zu viel Nacharbeit. Diese Befunde bestimmen den nächsten Schritt.

Die Erfahrung ins Team übertragen

Teile einen gelungenen Ablauf zusammen mit einem Beispiel, den nötigen Eingaben und den bekannten Grenzen. Ein einzelner Prompt ohne diese Angaben ist für Kollegen schwer einzuordnen. Eine Anleitung dazu bietet der Artikel Von der ChatGPT-Frage zum wiederverwendbaren Arbeitsablauf.

Wenn mehrere Mitarbeiter ähnliche Aufgaben bearbeiten, lässt sich daraus eine gemeinsame Übung machen. Im Team-Pilot KI im Arbeitsalltag verbinden wir diese Aufgabenauswahl mit Regeln, Vorlagen und praktischer Schulung. Die Eignung und der Nutzen bleiben am jeweiligen Arbeitsablauf zu prüfen.

Häufige Fragen

Muss ich zuerst besonders gute Prompts lernen?

Du brauchst zunächst eine konkrete Aufgabe, erlaubte Eingaben und einen Qualitätsmassstab. Die Formulierung des Prompts folgt daraus und wird anhand der Ergebnisse verbessert.

Eignet sich KI nur zum Schreiben?

Die Beispiele umfassen auch Vergleichen, Strukturieren und Vorbereiten. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt vom freigegebenen Werkzeug und dessen Konfiguration ab.

Was mache ich mit einer ungeeigneten Ausgabe?

Verwende sie nicht ungeprüft weiter. Beschreibe den Fehler, prüfe Eingabe und Auftrag und teste eine überarbeitete Fassung. Bei fehlender fachlicher Grundlage bleibt die Aufgabe offen.

Quellenstand: 11. Oktober 2026. Auswahlhilfe und Beispiele sind eigene redaktionelle Vorschläge. Es werden keine pauschalen Produktivitätsgewinne zugesagt.