Deal-Phasen definieren: Welche Nachweise einen Wechsel erlauben

„Angebot versendet“ klingt nach Fortschritt. Es belegt zunächst, dass eine Nachricht verschickt wurde. Ob der Kunde das Angebot bespricht, wer entscheidet und welcher Termin dafür gilt, bleibt damit offen.

Eine Deal-Phase sollte eine fachliche Bedeutung haben, die zwei Personen gleich auslegen können. Dafür braucht sie einen Nachweis beim Eintritt und ein Kriterium für den nächsten Wechsel.

Phasen an beobachtbaren Ereignissen festmachen

Nimm einen bestehenden Verkaufsprozess und beschreibe, was der Kunde und das Team tatsächlich geklärt haben müssen. Ein Phasenname wie „heiss“ ist dafür wenig brauchbar. „Angebot in Entscheidung“ lässt sich genauer definieren: Eine benannte Angebotsfassung liegt vor, die zuständige Kundenseite ist bekannt und der nächste Abstimmungsschritt steht fest.

Du musst nicht jedes Telefonat als eigene Phase abbilden. Aktivitäten gehören in den Verlauf. Eine zusätzliche Phase lohnt sich, wenn sich mit ihr die erforderlichen Informationen oder die nächste Entscheidung ändern.

Eine Phasenvereinbarung zum Übernehmen

Diese Tabelle ist ein fiktives Muster für projektbasierten B2B-Vertrieb. Sie ist keine allgemeine HubSpot-Voreinstellung. Passe sie an deinen Verkaufsprozess an.

Bei „verbindlicher Entscheidung“ gilt die im Unternehmen vereinbarte fachliche Prüfung. Eine CRM-Eigenschaft ersetzt keine Prüfung von Vollmacht oder Vertragsumfang.

Eintritt, Austritt und Rücksprung unterscheiden

Ein Eintrittskriterium beschreibt, warum der Deal jetzt in dieser Phase steht. Das Austrittskriterium beschreibt, was für den nächsten Übergang noch fehlt. Bei einem Rücksprung muss der Grund sichtbar bleiben: Wurde das Angebot erweitert, der Kauf verschoben oder eine Annahme widerlegt?

Im fiktiven Beispiel verlangt der Kunde nach Angebotsversand eine weitere Leistung. Der Deal geht zurück in die Angebotsvorbereitung. Die bisherige Angebotsfassung bleibt als Verlauf erhalten. Der neue Umfang wird als Änderung bearbeitet. Dadurch bleibt nachvollziehbar, warum das frühere Abschlussdatum nicht mehr belastbar ist.

Die Definition im CRM abbilden

HubSpot erlaubt die Konfiguration von Deal-Phasen und zugehörigen Wahrscheinlichkeiten. Für die korrekte Verarbeitung in Berichten müssen gewonnene und verlorene Abschlussphasen passend hinterlegt sein. Die technischen Einstellungen beschreibt HubSpot zu Objekt-Pipelines.

Welche Felder vor einem Wechsel erforderlich sein sollen, folgt aus eurer fachlichen Definition. Beschränke dich auf Angaben, die die nächste Person benötigt oder die einen Report verständlich machen. Der Feldkatalog nach Phase hilft bei dieser Auswahl.

Eine Prozentzahl neben der Phase macht einen Deal nicht belastbarer. Prüfe separat, ob eure Annahmen zur gewichteten Pipeline für den betrachteten Zeitraum sinnvoll sind.

Mit Gegenbeispielen abnehmen

Lass zwei Personen denselben anonymisierten Fall unabhängig einer Phase zuordnen. Vergleicht die Begründungen. Unterschiedliche Antworten zeigen, wo die Definition noch Spielraum lässt.

Teste zusätzlich einen absichtlich unvollständigen Fall: Angebot vorhanden, aber keine bekannte Entscheidungsperson. Wenn dieser Fall nach eurer Regel nicht in „Angebot in Entscheidung“ gehört, muss die fehlende Angabe auffallen. Eine vollständig ausgefüllte Maske mit erfundenen Angaben wäre ebenfalls ein Fehler. Die Abnahme prüft den Inhalt des Nachweises, nicht nur das Vorhandensein eines Werts.

Stand: 5. November 2026. Tabellen und Arbeitsvorlagen sind eigene redaktionelle Vorschläge. Beispiele enthalten keine Kundendaten.