CRM-Pflichtfelder festlegen: Welche Angabe bei welcher Phase gebraucht wird

Ein Pflichtfeld kann eine fehlende Angabe sichtbar machen. Es kann ebenso dazu führen, dass jemand „unbekannt“ oder einen erfundenen Wert einträgt, um weiterzukommen. Die richtige Frage lautet deshalb: Welche Entscheidung wird in dieser Phase ohne diese Angabe unmöglich?

Den Zweck vor dem Feldnamen festlegen

Beginne mit der nächsten Person im Prozess. Welche Information benötigt sie, um ein Angebot zu erstellen, einen Deal zu bewerten oder einen Auftrag zu übernehmen? Wenn niemand den Wert verwendet, fehlt die Begründung für ein Pflichtfeld.

Notiere zusätzlich, woher die Information kommt und wer sie pflegt. Ein Budgetwert aus einer Kundenbestätigung hat eine andere Qualität als eine interne Schätzung. Wenn beide zulässig sind, muss der Unterschied erkennbar bleiben.

Ein Feldkatalog nach Phase

Das folgende Muster ist fiktiv und verwendet fachliche Feldnamen. Prüfe vor der Anlage, welche bestehenden HubSpot-Eigenschaften oder Aufgaben denselben Zweck bereits erfüllen.

Nicht jede Tabellenzeile muss eine neue Eigenschaft werden. Eine Angebotsfassung kann beispielsweise über ein eindeutig zugeordnetes Dokument nachgewiesen werden. Entscheide, ob ein strukturiertes Feld für Filter und Berichte benötigt wird oder ob ein verlinkter Nachweis genügt.

Fehlend und nicht zutreffend unterscheiden

Ein leeres Feld kann bedeuten, dass niemand gefragt hat, dass eine Antwort aussteht oder dass die Angabe für diesen Auftrag nicht gebraucht wird. Wenn diese Unterschiede eine Handlung auslösen, bilde sie ausdrücklich ab.

Verwende „nicht zutreffend“ nur mit einer definierten Bedeutung. Für ein ungeklärtes Abschlussdatum ist ein beliebiger Monatsletzter keine gute Ersatzangabe. Dokumentiere den Klärbedarf und prüfe, wie der Deal bis dahin in Reports behandelt wird.

Pflichtlogik in HubSpot einrichten

HubSpot dokumentiert bedingte Phaseneigenschaften für das manuelle Erstellen beziehungsweise Verschieben von Datensätzen. Dabei können vorhandene Eigenschaften als erforderlich festgelegt werden. Die Einrichtung benötigt die passenden Berechtigungen. Details stehen in der Dokumentation zu bedingten Phaseneigenschaften.

Daraus folgt keine pauschale Zusage für alle Schreibwege. Prüfe Import, API und Workflows separat, wenn sie in eurem Prozess Werte oder Phasen ändern. Der Test einer manuellen Maske belegt nur diesen getesteten Weg.

Für die Abnahme wählst du einen Fall ohne benötigte Angabe und einen vollständigen Fall. Prüfe, ob das gewünschte Verhalten eintritt. Teste anschliessend denselben fachlichen Fall über jeden tatsächlich eingesetzten Schreibweg. Halte Abweichungen als offene Umsetzungspunkte fest.

Neue Pflichtfelder nicht blind auf den Bestand anwenden

Ermittle vor der Umstellung, welche offenen Deals die neue Angabe noch nicht haben. Kläre, ob die Information nachgetragen werden kann und wer das übernimmt. Sichere den bisherigen Stand. Ein massenhaft eingetragener Platzhalter würde lediglich die Lücke verbergen.

Vereinbare für jede Eigenschaft einen Verantwortlichen und einen Änderungsweg. Wenn ein Feld umbenannt oder ersetzt wird, müssen abhängige Reports und Automationen geprüft werden. Der Feldkatalog sollte dafür die internen Eigenschaften und ihre Verwendung dokumentieren.

Den Katalog im Betrieb verkleinern können

Prüfe nach einer vereinbarten Nutzungsphase, welche Angaben tatsächlich gebraucht wurden. Ein Feld darf entfallen, wenn sein Zweck weggefallen ist und die Abhängigkeiten geklärt sind. Qualität entsteht durch passende Angaben, nicht durch möglichst viele Pflichtfelder.

Die fachlichen Eintrittsbedingungen stehen im Artikel zu Deal-Phasen. Für eine externe Umsetzung gehört dieser Katalog zusammen mit den Testergebnissen in die Setup-Abnahme.

Stand: 5. November 2026. Tabellen und Arbeitsvorlagen sind eigene redaktionelle Vorschläge. Beispiele enthalten keine Kundendaten.