CRM und Excel zeigen verschiedene Pipeline-Werte: So findest du die Differenz

Im CRM stehen 65.000 Euro offene Pipeline für November. Die Excel-Datei zeigt 95.000 Euro. Bevor jemand eine Formel repariert, müssen beide Seiten dieselbe Frage beantworten: Welche Deals, welches Datumsfeld, welcher Stand und welche Wertdefinition werden verglichen?

Die Zahlen in diesem Artikel sind vollständig fiktiv. Das Beispiel ist eine eigene Prüfmethode und lässt sich ohne zusätzliche Software nachvollziehen.

Den Vergleich schriftlich festlegen

Für das Beispiel lautet die Definition: Summe der ungewichteten Deal-Beträge in EUR, nur offene Deals der Pipeline „Neugeschäft“, Abschlussdatum im November 2026, gleicher Datenstand. Jeder Deal zählt genau einmal anhand seiner ID.

Erstellungsdatum und Abschlussdatum beantworten unterschiedliche Fragen. Auch ein Report über Kontakte mit zugeordneten Deals ist nicht automatisch identisch mit einer Liste eindeutiger Deals. Halte solche Unterschiede fest, bevor du Summen vergleichst.

Ein Datensatz, zwei Summen

Nach unserer Definition gehören A, B, E und F in den Vergleich. Ihre Summe ist 65.000 Euro. C liegt ausserhalb des Monats, D ist bereits gewonnen.

Die fiktive Excel-Auswertung enthält dagegen A, B, C, D und B ein zweites Mal. E fehlt durch einen zusätzlichen Owner-Filter. F fehlt durch einen Datumsfilter, der den 30. November ausschliesst. Das ergibt 95.000 Euro.

Die Differenz auf Zeilenebene auflösen

Die zweite B-Zeile könnte beispielsweise durch eine Verknüpfung mit zwei Kontakten entstanden sein. Das ist eine mögliche Ursache im Musterfall, keine Aussage über ein bestimmtes HubSpot-Exportverhalten. Prüfe im realen Fall, wo sich die Anzahl der Zeilen erhöht hat.

Ein Abgleich in bearbeitbaren Schritten

Exportiere beide Vergleichsmengen möglichst zum selben Stand. Sichere die Rohfassungen, bevor du Filter oder Werte änderst. Benötigt werden mindestens Deal-ID, Betrag, Währung und alle Felder, die über die Aufnahme in den Report entscheiden.

Vergleiche zuerst die IDs. Welche sind nur links, nur rechts oder mehrfach vorhanden? Vergleiche erst danach die Werte der gemeinsam enthaltenen IDs. Auf diese Weise vermischst du eine abweichende Grundgesamtheit nicht mit einem abweichenden Betrag.

Für Monatsgrenzen ist ein eindeutig definierter Zeitraum hilfreich: ab dem 1. November einschliesslich bis vor den 1. Dezember. Wenn Zeitstempel vorliegen, muss auch die verwendete Zeitzone übereinstimmen. Bei mehreren Währungen dokumentierst du Umrechnung, Kursstand und Rundung. Das Beispiel verwendet absichtlich nur EUR.

Eine Abstimmtabelle für das Team

Zwei gleiche Endsummen reichen als Abnahme nicht aus. Ein fehlender Deal und ein unberechtigt enthaltener Deal können sich betragsmässig aufheben. Prüfe deshalb auch die Menge der IDs und die Einzelwerte.

Im fiktiven Beispiel ist die Prüfung erst abgeschlossen, wenn beide Seiten genau A, B, E und F einmal enthalten und 65.000 Euro ergeben. Wie daraus eine gewichtete Sicht entsteht und welche Annahmen darin stecken, zeigt der Forecast-Leitfaden.

Stand: 5. November 2026. Tabellen und Arbeitsvorlagen sind eigene redaktionelle Vorschläge. Beispiele enthalten keine Kundendaten.