Vertriebspipeline aufräumen: Vom Prüffeld zur gespeicherten HubSpot-Ansicht

Eine Pipeline ist als Arbeitsliste brauchbar, wenn bei einer offenen Chance erkennbar ist, was als Nächstes passieren soll. Der Gesamtwert beantwortet diese Frage nicht. Zum Aufräumen beginne ich deshalb bei den Informationen, aus denen eine konkrete Handlung folgt.

Fünf Prüffragen für jeden offenen Deal

Ein fehlender Nachweis bedeutet zunächst Klärbedarf. Er beweist nicht, dass ein Deal verloren ist. Ebenso wenig macht ein frisch aktualisierter Datensatz die Chance automatisch aktiv.

Prüffelder von technischen Eigenschaften unterscheiden

Die fachliche Frage nach der letzten Kundenbewegung ist nicht zwingend identisch mit einer HubSpot-Aktivitätseigenschaft. Prüfe, welche Ereignisse das konkrete Feld enthält. Eine intern erstellte Aufgabe darf in eurer Auswertung nicht versehentlich wie eine bestätigte Kundenentscheidung behandelt werden.

Für nächste Schritte kannst du bestehende Aufgaben und Eigenschaften verwenden. Wenn du zusätzliche Felder anlegst, definiere ihren Zweck und die Pflegeverantwortung. Die hier vorgeschlagenen Felder „Nächster Schritt am“ und „Review-Entscheidung“ sind eigene Beispiele, keine zugesagten HubSpot-Standardfelder.

Aus Prüffragen werden gespeicherte Ansichten

Erstelle zunächst kleine Ansichten für einzelne Probleme. So kann das Team erkennen, warum ein Deal angezeigt wird. Verknüpfe in jeder Ansicht die gemeinsame Grundbedingung „gewählte Pipeline und offene Deals“ mit genau dem jeweiligen Problemfilter.

Die Filter sind eine eigene Sollbeschreibung. Setze sie mit den verfügbaren Eigenschaften und Operatoren deines Portals um. Wenn du mehrere Problemfälle mit ODER kombinierst, muss der Filter auf offene Deals für jede Alternative gelten. Sonst können geschlossene Deals unbeabsichtigt in der Liste erscheinen.

HubSpot unterstützt gespeicherte Ansichten mit Filtern, Spalten und Sichtbarkeitseinstellungen. Beachte den Unterschied zwischen persönlichen Anpassungen und der geteilten Konfiguration. Den aktuellen Ablauf beschreibt HubSpot zu gespeicherten Ansichten.

Jede Prüfung endet mit einer Entscheidung

Ordne den Deal fachlich ein: jetzt handeln, zunächst klären oder aus dem aktiven Verkaufsprozess nehmen. „Parken“ muss dabei eine vereinbarte Bedeutung haben. Lege fest, wo geparkte Chancen sichtbar bleiben und ob sie in eurem Forecast enthalten sind. Ein frei erfundener Status ändert bestehende Reportfilter nicht automatisch.

Ein fiktiver Deal über 12.000 Euro steht auf Monatsende. Im Verlauf findet sich nur „Kunde meldet sich“. Die passende Handlung ist eine konkrete Klärung mit Termin und Owner. Das Abschlussdatum wird anhand des Ergebnisses bewertet. Es wird weder ungeprüft weitergeschoben noch durch eine beliebige Wahrscheinlichkeit abgesichert.

Die Ansicht mit Gegenproben prüfen

Lege kontrollierte Musterfälle an oder nutze geeignete Testdatensätze: ein offener Deal ohne Owner, ein vollständiger offener Deal und ein bereits geschlossener Deal. In der ersten Ansicht darf nur der erste Fall erscheinen. Prüfe die Anzeige zusätzlich mit einer Person, die die Ansicht im Alltag verwenden soll.

Nach dem Review müssen Änderungen im Datensatz sichtbar sein. Eine kürzere Trefferliste ist erst dann ein Erfolg, wenn die fehlenden Angaben geklärt wurden. Ein zu enger Filter kann dieselbe optische Wirkung erzeugen.

Wenn zwei Auswertungen anschliessend unterschiedliche Summen zeigen, nutze den Abgleich zwischen CRM und Excel. Für den Einstieg in die gemeinsame Arbeitsdefinition führt die RevOps-Prozesskarte durch die Übergaben.

Stand: 5. November 2026. Tabellen und Arbeitsvorlagen sind eigene redaktionelle Vorschläge. Beispiele enthalten keine Kundendaten.