Chatbot-Lastenheft: Vorlage für technische B2B-Teams

Ein Chatbot-Angebot ist erst vergleichbar, wenn alle Anbieter denselben Auftrag verstehen. "Ein Bot für unsere Dokumente" lässt offen, wer welche Dokumente sehen darf, welche Antworten erwartet werden und was bei fehlenden Quellen passiert.

Diese Chatbot-Lastenheft-Vorlage beschreibt einen internen Assistenten für technische B2B-Teams. Sie enthält ausfüllbare Felder, ein fiktives Beispiel und überprüfbare Abnahmekriterien. Kopiere sie in eure bestehende Projektvorlage und ersetze die Platzhalter vor einer Angebotsanfrage.

Lastenheft und Pflichtenheft im Projekt abgrenzen

Für diese Vorlage gilt folgende Arbeitsaufteilung: Das auftraggebende Team beschreibt im Lastenheft den Bedarf, die Grenzen und die erwarteten Ergebnisse. Der Umsetzungspartner beschreibt im Pflichtenheft, wie die vereinbarten Anforderungen technisch umgesetzt und geprüft werden.

Beispiel: "Nutzer sehen nur freigegebene Unterlagen ihrer Produktgruppe" ist eine Anforderung. Welcher Identitätsdienst und welche Filter das sicherstellen, gehört zur Umsetzung. Bestehende IT-Vorgaben müssen allerdings bereits im Lastenheft stehen, damit ein Anbieter sie berücksichtigt.

Diese Abgrenzung ist eine praktische Arbeitsregel. Sie ersetzt keine Festlegung der Vertragsunterlagen und enthält keine Aussage über deren rechtliche Wirkung.

Vorlage: Auftrag und Nutzer festlegen

Schreibe bei der Erfolgsmessung keine erfundene Einsparung hinein. Wenn ein Ausgangswert fehlt, lautet die erste Aufgabe, die heutige Bearbeitung zu messen. Ein späteres Ziel muss die zuständige Person freigeben.

Vorlage: Quellen, Rechte und Antworten beschreiben

Berechtigungen müssen vor der Ausgabe von Inhalten greifen. Eine Anweisung an das Sprachmodell, vertrauliche Angaben nicht zu nennen, ist dafür keine ausreichende technische Zugriffskontrolle. Microsoft dokumentiert für Azure AI Search beispielsweise die Einschränkung von Suchergebnissen anhand von Identitäten. Der dort beschriebene Filter ersetzt selbst keine Authentifizierung. Microsoft: Security filters

Vorlage: Fehlerpfade und menschliche Freigabe

Dokumente können Anweisungen enthalten, die ein Modell vom vorgesehenen Auftrag ablenken. OWASP beschreibt dies als indirekte Prompt Injection. Das Lastenheft muss deshalb auch Tests mit manipulierten Dokumenten und eine Begrenzung erlaubter Aktionen vorsehen. Eine vollständige Verhinderung lässt sich daraus nicht versprechen. OWASP: Prompt Injection

Vorlage: Betrieb und Abnahme vereinbaren

Ein Abnahmekriterium braucht ein beobachtbares Ergebnis. "Der Bot antwortet gut" reicht nicht. Auch "95 Prozent richtig" bleibt unklar, solange Testmenge, Fehlerklassen und Bewertung fehlen. Lege zuerst diese Definitionen fest, danach einen passenden Zielwert.

Ausgefülltes Beispiel: Interner Dokumentenfinder im Service

Das folgende Szenario ist fiktiv und beschreibt keinen ausgelieferten Kundenauftrag.

Ein Serviceteam sucht zu einer gemeldeten Produktvariante das gültige Handbuch. Der Assistent beantwortet ausschliesslich Fragen zur Dokumentzuordnung und zu freigegebenen organisatorischen Serviceinformationen. Er gibt keine Reparaturanweisungen aus und verändert keine Geräteparameter.

Das zugehörige Pflichtenheft beschreibt anschliessend, wie Anmeldung, Dokumentimport, Berechtigungsprüfung und Versionswechsel funktionieren. Ein Anbieter muss offene Abhängigkeiten ausdrücklich benennen, beispielsweise fehlende Versionsmetadaten in der bisherigen Ablage.

Abnahmetests für das Beispiel

Die Testnachweise müssen Eingabe, verwendeten Dokumentstand, Ausgabe und Bewertung enthalten. Wiederhole betroffene Fälle nach Änderungen. Ein erfolgreicher Vorführtermin mit ausgewählten Fragen ersetzt diese Abnahme nicht.

Anbieterangebote anhand derselben Anforderungen vergleichen

Versende eine identische Fassung des Lastenhefts und verlange Antworten mit Anforderungs-IDs. So lassen sich offene Punkte einer Aussage zuordnen.

Ein niedriger Einrichtungspreis hilft wenig, wenn Quellenpflege, Tests oder spätere Änderungen ungeklärt bleiben. Umgekehrt braucht ein kleiner interner Pilot keine Funktionen für einen öffentlich erreichbaren Kundenchat. Bewerte den belegten Umfang für euren konkreten Auftrag.

Wenn noch unklar ist, ob ein Chatbot den Ablauf trifft, hilft die Unterscheidung zwischen Chat und API-Workflow. Das Angebot KI-Mitarbeiter für technische B2B-Teams setzt ebenfalls bei der Aufgabe an. Für eine erste Einordnung reichen in der Fit-Prüfung der heutige Ablauf, seine Eingaben und das benötigte Ergebnis.

Quellen geprüft am 09.10.2026. Diese Vorlage ist eine fachliche Arbeitshilfe; Datenschutz-, Vertrags- und Sicherheitsanforderungen müssen zum konkreten Einsatz passen.

Häufige Fragen

Was gehört in ein Chatbot-Lastenheft?

Ziel, Nutzergruppen, erlaubte Aufgaben, Datenquellen, Berechtigungen, Antwortformat, Fehlerpfade, Übergaben, Betrieb, Kostenrahmen und konkrete Abnahmetests.

Was unterscheidet Lastenheft und Pflichtenheft?

In der Arbeitsaufteilung dieses Artikels beschreibt das Lastenheft den Bedarf und die erwarteten Ergebnisse. Das Pflichtenheft beschreibt die vereinbarte technische Umsetzung. Die vertragliche Bedeutung muss im konkreten Projekt festgelegt sein.

Reicht ein guter Prompt als Spezifikation?

Ein Prompt erfasst weder den vollständigen Datenzugriff noch Rollen, Betrieb, Fehlerbehandlung und Abnahme. Das Lastenheft muss diese Punkte unabhängig vom gewählten Modell beschreiben.