Wie ich in 5 Stunden eine Power App baute und unser Startup-Chaos beendete

Wie ich in 5 Stunden eine Power App baute und unser Startup-Chaos beendete

Drei Leute. Ein Teams Channel. Dutzende Excel-Listen. Und die ständige Frage: "Wer kümmert sich eigentlich gerade um den Pitch bei Firma XY?"

Kennst du das? Ihr seid ein kleines Team, wachst schnell, und plötzlich verliert ihr den Überblick. Nicht weil ihr schlecht organisiert seid. Sondern weil ihr mit Tools arbeitet, die für diese Situation einfach nicht gemacht sind.

Wir sind ein Personaldienstleister. Mittlerweile vier Leute, die zig Berater betreuen. Und ohne klaren Prozess entsteht Chaos. Garantiert. Pitches werden vergessen, Bewerbungen liegen rum, und keiner weiß genau, was gerade läuft.

Ich habe 5 Stunden investiert - und das Problem gelöst. Ohne Programmierkenntnisse. Mit Power Apps, einer SharePoint-Liste und Gemini als Sparringspartner.

Lass mich dir zeigen, wie das ging.

Das Problem: Wenn "smarte Bezeichnungen" nicht mehr reichen

Unser Setup vor der Lösung

Wir hatten kein CRM. Wir sind ein Startup. Budget ist knapp, Zeit ist knapper. Also haben wir improvisiert:

Teams Channel mit smarten Bezeichnungen:

• "[PITCH] - Firma X - Kandidat Y"
• "[BEWERBUNG] - Name - Status"
• "[FOLLOWUP] - ..."

Du verstehst das Prinzip. Es funktioniert. Eine Weile.

Excel-Listen:

• Eine Liste für aktive Pitches
• Eine für Bewerbungen
• Eine für... wait, welche Version ist jetzt die aktuelle?
• Ach, und Sarah hat noch eine eigene Liste

Das ist die Realität in vielen kleinen Unternehmen. 84% der CEOs sind besorgt über die Qualität ihrer Daten. Bei uns war es nicht mal die Qualität - es war schlicht das Chaos.

Warum das irgendwann nicht mehr funktioniert

Mit drei Leuten geht das noch. Jeder kennt seine Baustellen. Aber dann:

• Kommt Person Nummer 4
• Steigt die Anzahl der Berater
• Erhöht sich die Geschwindigkeit
• Und plötzlich: Chaos

Konkrete Probleme:

• "Hab ich den Pitch schon eingetragen?" - Duplikate
• "Wer kümmert sich da gerade drum?" - Unklarheit
• "Was war nochmal der Status?" - Informationsverlust
• "Können wir mal tracken, wie viele Pitches wir machen?" - Keine Datenbasis

Schlechte Datenqualität verschwendet über 25% der Arbeitszeit eines Sales-Mitarbeiters. Wir hatten nicht mal schlechte Daten. Wir hatten verstreute Daten.

Der Moment der Wahrheit

Es war ein Pitch, den wir fast verloren hätten. Nicht weil wir schlecht waren. Sondern weil niemand wusste, dass der Kunde vor zwei Tagen eine Rückfrage gestellt hatte. Die Info steckte irgendwo in einem Teams-Thread. Den keiner mehr gefunden hat.

Das war der Punkt, an dem ich dachte: "Fuck it. Es muss eine bessere Lösung geben. Und wenn nicht, baue ich sie selbst."

Die Lösung: Ein simples System, aber richtig gemacht

Die Idee: Single Source of Truth

Ich brauchte keine Enterprise-Software. Ich brauchte:

• Einen zentralen Ort für alle Pitch-Daten
• Ein einfaches Formular zum Eintragen
• Automatische Benachrichtigungen für das Team
• Die Möglichkeit, später damit zu arbeiten (Auswertungen, Automatisierungen)

Die technische Umsetzung:

• SharePoint-Liste als Datenbank
• Power App als Eingabe-Formular
• Power Automate für automatische Benachrichtigungen
• Alles direkt im Teams Channel integriert

Klingt kompliziert? Ist es nicht.

Warum gerade diese Lösung?

80% der US-Unternehmen nutzen 2025 Low-Code-Tools für ihre App-Entwicklung. Der Grund ist simpel: Es funktioniert. Schnell. Ohne große IT-Abteilung.

Warum SharePoint-Liste?

• Kommt mit Microsoft 365 (hatten wir eh)
• Kostet nichts extra
• Ist eine Datenbank, fühlt sich aber an wie Excel
• Lässt sich problemlos mit Power Apps und Power BI verbinden
• Hat Versionierung, Berechtigungen, Backup

Warum Power App?

• Drag-and-Drop Interface
• Integration direkt in Teams möglich
• Synchronisiert automatisch mit SharePoint
• Kann offline arbeiten (wichtig für unterwegs)

Warum Power Automate?

• Automatische Workflows ohne Code
• Integration mit Teams, Outlook, etc.
• Spart manuelle Arbeit

Der größte Vorteil: Alles spielt zusammen. Ein Ökosystem. Keine Medienbrüche.

Der Bauprozess: 5 Stunden von Null auf Live

Stunde 1: Die SharePoint-Liste aufsetzen

Ich bin in unseren SharePoint gegangen und habe eine neue Liste erstellt. Nicht komplizierter als eine Excel-Tabelle anzulegen.

Die Spalten:

• Kandidatenname (Text)
• Firma (Text)
• Position (Text)
• Status (Choice: Neu, In Bearbeitung, Angebot raus, Gewonnen, Verloren)
• Priorität (Choice: Hoch, Mittel, Niedrig)
• Zuständig (Person)
• Notizen (Mehrzeiliger Text)
• Datum (Datum)

Das war's. Keine Raketenwissenschaft. Einfach die Felder, die wir brauchten.

Wichtig: Ich habe bei jedem Feld überlegt: "Kann ich das später filtern oder sortieren?" Denn das ist die Power einer strukturierten Liste vs. Excel-Chaos.

Stunde 2-3: Die Power App bauen

Hier wird's interessanter. Power Apps Studio ist der visuelle Editor. Ich habe mit einem Blank Canvas gestartet.

Screen 1: Das Formular

Drag-and-Drop. Wirklich. Ich habe Textfelder, Dropdowns und Buttons reingezogen. Das schwierigste war, zu entscheiden, was wohin kommt.

Mein Fokus: UX. Ultra-simpel.

Du solltest das auch nachts um drei, wenn du mitten beim Träumen geweckt wirst, ohne Fehler ausfüllen können. Das war mein Maßstab.

Was bedeutet das konkret?

• Große Buttons
• Klare Labels
• Pflichtfelder markiert
• Dropdowns statt Freitext (wo möglich)
• Logische Reihenfolge
• Confirmation-Message nach Submit

70% der Nutzer ohne Vorkenntnisse können Low-Code-Plattformen in einem Monat oder weniger erlernen. Ich hatte keine Vorkenntnisse. Aber Power Apps ist intuitiv genug, dass du dich durchwurstelst.

Wo ich hängen geblieben bin:

Formeln. Power Apps nutzt Power Fx - eine Excel-ähnliche Formelsprache. Ich brauchte zum Beispiel:

• Dropdown, das nur bestimmte Werte anzeigt
• Automatisches Setzen von Datum
• Validierung von Pflichtfeldern

Hier kam Gemini ins Spiel.

Prompt: "Wie kann ich in Power Apps ein Dropdown erstellen, das Werte aus einer SharePoint-Liste zieht?"

Antwort: Konkrete Formel, die ich copy-pasten konnte. Funktionierte sofort.

Gemini Code Assist bietet 180.000 Code Completions pro Monat kostenlos. Für mein Projekt hat das locker gereicht.

Integration in Teams:

Power Apps lässt sich als Tab in Teams einbinden. Ein Klick. Fertig. Jetzt haben wir das Formular direkt im Channel, wo wir arbeiten.

Stunde 4: Power Automate Flow erstellen

Der Flow sollte simpel sein:

• Wenn neuer Eintrag in SharePoint-Liste
• Dann: Poste Nachricht in Teams Channel

Die Nachricht sollte enthalten:

• "Neuer Pitch von [Name]"
• Firma und Position
• Zuständige Person
• Link zur SharePoint-Liste

Power Automate hat Templates. Ich habe eines genommen und angepasst. Das schwierigste: Die dynamischen Felder richtig zu mappen.

Wieder Gemini: "Wie referenziere ich in Power Automate ein Feld aus SharePoint in einer Teams-Nachricht?"

Boom. Gelöst.

Stunde 5: Testing und Finetuning

Ich habe fünf Test-Einträge gemacht. Verschiedene Szenarien:

• Alle Felder ausgefüllt
• Nur Pflichtfelder
• Mit Sonderzeichen
• Mit sehr langen Texten

Gefundene Bugs:

• Teams-Nachricht hatte falsches Format
• Ein Dropdown zeigte veraltete Werte
• Submit-Button war zu klein (mobile)

Alles in dieser Stunde gefixt.

Dann: Rollout. Keine Pilot-Phase. Wir sind vier Leute. Entweder es funktioniert oder nicht.

Die Rolle von Gemini: Coding-Assistent für Non-Devs

Mehr als 75% der Entwickler nutzen KI in ihren täglichen Aufgaben. Warum sollte ich als Non-Dev das nicht auch tun?

Konkrete Hilfe von Gemini:

• Formeln schreiben
• "Wie filtere ich eine Dropdown-Liste in Power Apps?"
• "Wie setze ich ein Datum automatisch auf heute?"
• Debugging
• "Warum wird mein Formular nicht submitted?"
• "Error-Message: 'Invalid argument type' - was bedeutet das?"
• Best Practices
• "Wie sollte ich Pflichtfelder in Power Apps handhaben?"
• "Wie optimiere ich Performance bei vielen Einträgen?"

Gemini war wie ein geduldiger Kollege. Kein Genervt-Sein bei dummen Fragen. Kein "Google das doch selbst". Einfach Antworten.

Wichtig: Ich habe nicht blind kopiert. Ich habe verstanden (oder zumindest versucht zu verstehen), was die Formel macht. Dann angepasst. Dann getestet.

Low-Code heißt nicht No-Brain. Es heißt nur: Weniger technische Hürden.

Die Ergebnisse: Klein, aber wirkungsvoll

Was hat sich geändert?

Die Liste läuft jetzt seit ein paar Wochen. Wir sind immer noch nur vier Leute. Aber:

Mehr Übersicht:

• Jeder sieht sofort, was läuft
• Filterbar nach Status, Zuständig, Priorität
• Keine verlorenen Infos mehr

Schnellerer Prozess:

• Eintragen dauert 1 Minute
• Automatic Notification sofort im Channel
• Keine Zeit mehr für "Wo war das nochmal?"

Einfacheres Tracking:

• Wir können sehen: Wie viele Pitches diese Woche?
• Wer hat welche Quote?
• Wo verlieren wir Kandidaten?

Weniger Fehler:

• Keine Duplikate mehr (SharePoint checkt automatisch)
• Keine vergessenen Pitches
• Klare Zuständigkeiten

Ist das revolutionär? Nein. Ist das wertvoll? Absolut.

Unternehmen, die Citizen Development adoptieren, berichten von durchschnittlich 40% Reduktion der Software-Entwicklungskosten. Wir hatten keine Kosten vorher. Aber wir haben massiv Zeit gespart.

Der wahre Wert: Single Source of Truth

Das größte Win ist nicht die App. Es ist die Datenbasis.

Wir haben jetzt:

• Strukturierte Daten
• An einem Ort
• Mit klarem Schema
• Versioniert und gesichert

Das heißt: In Zukunft können wir damit arbeiten. Power BI-Dashboards bauen. Weitere Automatisierungen. Analysen fahren.

Die App war der Anfang. Die Datenbank ist das Asset.

Was ich gelernt habe

1. Start stupidly simple

Meine erste Version hatte 7 Felder. Nicht 20. Nicht 50. Sieben.

Warum? Weil jedes Feld mehr Komplexität bedeutet:

• Mehr Aufwand beim Ausfüllen
• Mehr Fehlerquellen
• Mehr Maintenance

Bis 2025 werden 70% der neuen Unternehmensanwendungen mit Low-Code oder No-Code-Technologien entwickelt. Aber 90% davon starten simpel und wachsen dann.

Ich kann jederzeit Felder hinzufügen. Aber ich kann nicht Zeit zurückholen, die ich in unnötige Features gesteckt habe.

2. UX schlägt Features

Ein simples Formular, das jeder nutzt, ist besser als ein komplexes System, das keiner anfasst.

Mein Maßstab: "Nachts um 3 Uhr ohne Fehler ausfüllbar."

Was bedeutet das?

• Große Buttons
• Eindeutige Labels
• Keine hidden Features
• Sofortiges Feedback
• Mobile-friendly

72% der Nutzer können innerhalb von drei Monaten voll funktionsfähige Apps entwickeln und launchen. Aber nur, wenn die UX stimmt. Sonst nutzt sie keiner.

3. Integration ist alles

Die App alleine wäre nett. Aber dass sie direkt in Teams ist - da, wo wir arbeiten - das macht den Unterschied.

Keine App zum Öffnen. Kein Browser-Tab zum Suchen. Einfach: Teams auf, Tab anklicken, eintragen.

Der beste Prozess ist der, den du nicht merkst.

4. KI als Lernbeschleuniger

Ich bin kein Developer. Ich bin jemand, der ein Problem hatte und Gemini als Sparringspartner.

Ohne Gemini: Hätte ich es geschafft? Wahrscheinlich. Aber es hätte länger gedauert. Viel länger. Und ich hätte mehr Frust gehabt.

Mit Gemini: 5 Stunden von Null auf Live.

Das ist der echte Wert von KI für Non-Devs: Nicht Code generieren. Sondern Lernen beschleunigen und Probleme schneller lösen.

5. Einfach mal machen

Ich hätte monatelang überlegen können. Requirements sammeln. User Stories schreiben. Ein Konzept erstellen.

Stattdessen: 5 Stunden gebaut. 1 Tag getestet. Rollout.

Bei vier Leuten kannst du dir das leisten. Bei 400 nicht. Aber das ist der Vorteil von klein sein: Fail fast, learn fast, iterate fast.

Citizen Developer reduzieren App-Entwicklungszeit um bis zu 90%. Das stimmt. Aber nur, wenn du anfängst.

Dein Action Plan: So kannst du starten

Du willst etwas Ähnliches bauen? Here we go:

Schritt 1: Identifiziere dein Chaos (30 Minuten)

Fragen:

• Wo verlierst du aktuell Informationen?
• Welcher Prozess nervt dich am meisten?
• Was machst du mehrmals täglich manuell?
• Wo fragst du "Wo war das nochmal?"

Du brauchst keine riesen Probleme. Kleine Nerv-Faktoren reichen. Die Summe macht's.

Schritt 2: Überlege: Was brauchst du wirklich? (30 Minuten)

Nicht:

• Alle Features
• Perfekte Lösung
• Enterprise-Grade-System

Sondern:

• Die 3-5 wichtigsten Felder
• Ein simples Formular
• Einen zentralen Speicherort

Schreib es auf Papier. Skizziere das Formular. Analog. Bevor du irgendwas digital machst.

Schritt 3: Technologie-Check (10 Minuten)

Hast du Microsoft 365?

• Ja → Du hast alles, was du brauchst
• Nein → Google Workspace geht auch (mit Google Forms + Sheets)

Power Apps Zugang:

• Oft in M365 enthalten
• Falls nicht: ca. 5€/User/Monat
• Oder: Power Apps per App-Lizenz (~10€/Monat) für alle

Schritt 4: SharePoint-Liste erstellen (15 Minuten)

• Geh zu deinem SharePoint
• Neue Liste erstellen
• Füge Spalten hinzu (nur die wichtigsten!)
• Fertig

Spalten-Typen:

• Text für Namen, Beschreibungen
• Choice für Status, Priorität (macht später filtern einfach)
• Person für Zuständigkeiten
• Datum für Timing

Schritt 5: Power App bauen (2-4 Stunden)

• Power Apps Studio öffnen
• "Canvas App" wählen
• Datenquelle verbinden (deine SharePoint-Liste)
• Formular einfügen und Felder mappen
• Design anpassen
• Submit-Button mit "SubmitForm()" verbinden

Wenn du nicht weiterkommst:

• Gemini fragen (kostenlos)
• YouTube: "Power Apps for beginners"
• Microsoft Learn (offizielle Tutorials)

41% der Unternehmen haben aktive Citizen Development Programme. Das heißt: Millionen Menschen lernen das gerade. Du bist nicht alleine.

Schritt 6: Automation hinzufügen (30 Minuten)

• Power Automate öffnen
• Template suchen: "Post to Teams when SharePoint item created"
• Anpassen: Welcher Channel? Welche Infos?
• Testen

Optional. Nicht Must-Have. Aber nett.

Schritt 7: In Teams integrieren (5 Minuten)

• In deinem Teams Channel: "+" klicken
• "Power Apps" suchen
• Deine App auswählen
• Fertig

Jetzt haben alle direkten Zugriff.

Schritt 8: Nutzen und lernen (ongoing)

Die erste Version wird nicht perfekt sein. Okay.

Nach 1 Woche:

• Was nervt?
• Was fehlt?
• Was ist unnötig?

Nach 1 Monat:

• Welche Felder werden nie genutzt? → Weg damit
• Was wird in Notizen geschrieben, könnte aber ein eigenes Feld sein? → Hinzufügen
• Wo hakt der Prozess noch? → Optimieren

65% der Unternehmen haben 2025 irgendeine Form von Citizen Development adoptiert. Weil es funktioniert. Wenn du es machst.

Warum auch du das kannst

Ich bin kein Tech-Typ. Ich kann nicht programmieren. Ich hatte keine Ahnung von Power Apps.

Aber ich hatte:

• Ein nerviges Problem
• 5 Stunden Zeit
• Die Bereitschaft, es zu versuchen
• Gemini als Hilfsmittel

Das war genug.

Die Tools sind besser denn je. Power Apps ist intuitiver als vor 3 Jahren. Gemini und ChatGPT können dir bei jedem Problem helfen. YouTube ist voll mit Tutorials.

Die größte Hürde ist nicht das Können. Es ist das Anfangen.

Gartner prognostiziert, dass Citizen Developer bis 2026 mindestens 4x so zahlreich sein werden wie professionelle Entwickler. Weil immer mehr Menschen merken: "Hey, das kann ich ja selbst bauen."

Fazit: Von 0 auf Live in 5 Stunden

Wir sind ein 4-Personen-Startup. Kein Tech-Unternehmen. Kein riesiges Budget. Kein IT-Team.

Wir hatten Excel-Chaos und Teams-Wildwuchs.

Jetzt haben wir:

• Eine saubere Datenbasis

By Merlin Mechler on October 20, 2025.

Canonical link

Exported from Medium on April 7, 2026.