Effizienzsteigerung bedeutet, die Performance im Unternehmen durch eine systematische Prozessoptimierung zu steigern. Dabei wird die Performance, mit Hilfe der Effizienzsteigerung, verbessert indem die Prozesse verschlankt werden, der Aufwand an Ressourcen wie Zeit, Geld, Energie etc. bei einem klarem Ergebnis möglichst gering gehalten werden.

Effizienz bedeutet grundsätzlich einmal, ein Ergebnis mit möglichst wenig Ressourcen zu erreichen.

Der Fokus einer Effizienzsteigerung liegt somit also auf Sparmaßnahmen.

Wieso ist es so wichtig eine Effizienzsteigerung regelmäßig durchzuführen?

Das liegt an der rasant steigenden Komplexität unserer Umwelt, der Aufgaben und Projekte. Umso mehr hinzukommt, desto komplexer wird alles.

Zu beginn! Genau jetzt trennt sich die Spreu vom Weizen, indem agile Unternehmen und Unternehmer einen regelmäßigen Prozess zur Effizienzsteigerung aufstellen und durchführen um die aufkommende Komplexität einzudämmen und im besten Fall komplett zu unterbinden.

Welche Vorteile hat eine Effizienzsteigerung im besten Fall?

  • Kostenreduktion
  • Umsatzsteigerung
  • Einsparung von Ressourcen
  • Erhöhung der Motivation von dir und deinen Mitarbeitern aufgrund steigender Einfachheit
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit/Kundenbindung wenn die Customer Journey, sowie die Customer Care Bereiche schnell und kompetent funktionieren.

Du siehst also bereits, welche enormen Vorteile eine Effizienzsteigerung mit sich bringt.

Widmen wir uns im nächsten Teil um die vermutlich wichtigste Frage, die aktuell im Raum steht.

Wie kann eine Effizienzsteigerung durchgeführt werden?

Um eine Effizienzsteigerung durchzuführen, die wirklich produktiv abläuft und deine Prozesse optimiert gibt es ein klares Gebot. Ein Gesetz sozusagen!

Konzentriere Dich auf einen zu optimierenden Prozess zur gleichen Zeit!

Wenn du hier versuchst zu schnelle Ergebnisse zu erzwingen, dann wird das Gegenteil passieren. Multitasking ist hier ein Killer, den es zu eliminieren gilt.

Um schnell mit der Effizienzsteigerung zu beginnen ist es ratsam bei den aktiven Arbeitsprozessen zu starten, denn der größte Optimierungsfaktor liegt genau hier.

Egal ob Du Einzelunternehmer, Angestellter oder Geschäftsführer bist.

Zuerst solltest Du „die Front“ überprüfen, hier gibt es das meiste Potenzial.



Ich möchte dir direkt einmal ein Beispiel liefern, damit du gut vorstellen kannst, wieso es so wichtig ist „sichtbare“ Prozesse zuerst einer Effizienzsteigerung zu unterziehen.

Nehmen wir für fehlende Effizienzsteigerung ein Beispiel aus dem Kundenservice:

Kunde Müller ruft an und möchte sich beschweren.

In der Software, die er gestern erworben hat gibt es Fehler, die dazu führen, dass er nicht richtig arbeiten kann.

Der Mitarbeiter Meier nimmt alles auf und beendet das Gespräch nach guten 45 Minuten.

Der kurze Small Talk mit dem Kunden führte dazu, dass dieser wieder etwas entspannter war und nicht mehr so aufgebracht war.

Und dennoch gab es keine Lösung.

Bei den Notizen von Mitarbeiter Meier haben die Programmierer im Backoffice kein Problem finden können.

Wenn Sie die Software nutzen, bestehen keine Probleme.

Was könnte das Problem gewesen sein? Wenn es einen Prozess in diesem Fall gab, war er von vorne bis hinten nicht durchdacht. Herr Maier hat aufgenommen, dass der Kunde berichtet hat, das die Software nicht funktioniert. Genauere Fehlerquellen hat er nicht erfragt und nicht erfahren.

Durch den fehlenden Fragekatalog und Gesprächsleitfaden sind viele Informationen nicht erfragt worden. Was sollte in diesem Beispiel anders sein, um eine Lösung zu haben, welche die Zeit anderer Abteilungen nicht verschwendet und das Gespräch kürzer hält?

Es müssen klare Informationen abgefragt werden.

Besonders in diesem Fall sollte Mitarbeiter Maier fragen, ob das Betriebssystem des Kunden ausreichend ist, um die Software zu verwenden.

Bei dieser Frage hätte Mitarbeiter Maier erfahren, dass das Betriebssystem des Kunden Müller zu veraltet ist, um die Software flüssig auszuführen.

Natürlich ist gerade dieses Beispiel eine Situation, derer man anfänglich nicht begegnet und daher vom Start an keinen direkten Prozess für einen solchen Fall hat.

Genau deshalb ist jedoch eine kontinuierliche Verbesserung so essentiell.

Alle Schritte, also Arbeitsschritte, müssen dokumentiert werden um dann möglichst schnell mit der ersten Effizienzsteigerung zu beginnen.

Schauen wir uns im nächsten Absatz einmal an, wie eine Effizienzsteigerung bei dem genannten Fall angewendet werden könnte.

Wie kann Effizienzsteigerung für das Beispiel angewendet werden?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten für eine Effizienzsteigerung.

Im ersten Fall starten wir mit dem Onboarding, dort werden den neuen Mitarbeitern beispielsweise viele Fragen mündlich mitgeteilt, die sie stellen können um produktiver zu kommunizieren oder die Probleme des Kunden zu erfahren.

Es bleibt den Mitarbeitern überlassen, ob die Fragen notiert werden oder nicht.

Im Notfall gibt es noch ein Dokument in einem Unterordner von diversen anderen Unterordnern.

Dort sind ebenfalls alle wichtigen Fragen notiert.

Das Ergebnis ist, dass der Großteil neuer Mitarbeiter die Fragen nicht notieren, sie nicht finden und nicht daran denken zu suchen. Daher werden die Fragen in Zukunft nicht gestellt.

Im zweiten Fall geht es direkt an das System, welches im Kundenservice verwendet wird.

In diesem werden Felder mit den entsprechenden Fragestellungen eingebaut, sodass jeder Mitarbeiter während des Onboardings lernt, alle Felder während eines Gespräches auszufüllen.

Somit werden alle Informationen erfragt, direkt eingetragen und können unter Umständen direkt zur Lösung führen, ohne an andere Abteilungen weitergeleitet zu werden.

Ein solches CRM sollte angewendet werden, um Unternehmensprozesse situationsbedingt anzupassen.

Eine weitere Effizienzsteigerung in dieser Situation könnte erreicht werden, wenn für unterschiedliche Problematiken, die statistisch häufig auftauchen, Prozesskarten erstellt werden, welche die Mitarbeiter durchlaufen können um zum einen die Felder im CRM ordentlich zu befüllen und zum anderen verschiedene Lösungswege bei bestimmten Problematiken aufgezeigt werden.

Widmen wir uns im nächsten Absatz einem sehr wichtigen Aspekt der Effizienzsteigerung. Ich habe es bereits weiter oben genannt.

Eine Effizienzsteigerung kann zur Kostenreduktion genutzt werden, denn schlanke Prozesse können, soweit es sinnvoll ist, so vereinfacht werden, dass viele Prozessschritte ausgemerzt werden und die Kosten auf vielfältige Weise eingespart werden.

Effizienzsteigerung als Maßnahme zur Kostenreduktion

Gehen wir mit Hilfe des genannten Beispiels einmal auf die anfallenden kosten für das Unternehmen ein.

Wir haben im letzten Schritt zwei Möglichkeiten kennen gelernt, mit denen eine Effizienzsteigerung vollzogen werden kann.

Die Effizienzsteigerung ist in diesem Fall entstanden, weil die Mitarbeiter schneller zu einer Lösung kommen.

Somit können mehr Kunden bedient werden.

Gleichzeitig wird ein Weg geschaffen, wodurch Mitarbeiter alleine auf eine Lösung für den Kunden kommen können, ohne eine weitere Abteilung mit einzubinden.

Somit können die anderen Abteilungen sich mehr auf ihr Kerngebiet fokussieren und wesentlich produktiver agieren.


Für Einzelunternehmer gibt es in diesem Sinne noch andere Aspekte der Effizienzsteigerung.

Hier geht der Weg ebenfalls über die Prozessoptimierung. Hier sind viele, teils versteckte, kosten vorhanden.

Beachten musst Du hier folgendes:

Wenn Du 1 Stunde brauchst, um Tätigkeit X auszuführen und einen potenziellen Kunden vertrösten musst, weil Tätigkeit X erledigt werden muss, ist dies ein Minusgeschäft

Du solltest in diesem Fall überprüfen, welche Tätigkeiten und Prozesse den Weg in eine Prozessautomatisierung finden können.

Gerade bei Einzelunternehmern, die sich noch keine zusätzlichen Arbeitskräfte leisten können, befindet sich das meiste Potenzial für Effizienzsteigerung in der Prozessautomatisierung.

Hierbei solltest Du unterscheiden welche Tätigkeit, wie weit automatisiert werden kann und darf.

Unterschieden wird in diesem Fall in Halb- und Vollautomatisierung des Prozesses.

Halbautomatisierung bedeutet also, dass du noch immer einen bestimmten Teil des Prozesses selbst ausführen musst.

Bei einer Vollautomatisierung ist der Prozess vollkommen Autark und bedarf lediglich einer regelmäßigen Überprüfung.


Der Grund für eine Effizienzsteigerung ist damit also verständlich und vollkommen sinnvoll.

Gehen wir im nächsten Absatz nun auf ein Thema ein, welches mir immer wieder vorgezeigt wird, wenn ich mit Unternehmen und Unternehmern arbeite.

Wieso werden Maßnahmen zur Effizienzsteigerung oft nicht durchgeführt?

Nur weil die Effizienzsteigerung ein wichtiger Vorgang im Unternehmen ist, nutzt dies nicht jeder.

Leider.

Wieso das so ist oder sein könnte sehen wir uns einmal genau an, damit du mögliche Vorwände oder Einwände für bzw. gegen eine Effizienzsteigerung im voraus kennst.

Auch hier gibt es verschiedene Antworten, die Du verstehen solltest.

In einem Unternehmen wird mit einer Effizienzsteigerung eine ganze Abteilung eingebunden, deren Prozesse optimiert werden sollen.

Dort sind mehrere Mitarbeiter beschäftigt, die von dem neuen Prozess erfahren müssen.

Außerdem muss jeder Mitarbeiter ein Onboarding für den neuen Prozess erhalten.

Gleichzeitig muss der Wille zur Veränderung im Mitarbeiter vorhanden sein, um eine erfolgreiche Change-Management-Maßnahme durchzuführen.

Die Vorgesetzten haben eine große Aufgabe vor sich die meistens aus Angst vor einem Fehlschlag der Maßnahme nicht angegangen wird.

Ganz klar ist, dass hier ein Unternehmensklima herrschen muss oder sollte, welches klar macht, dass eine offene Einstellung zur Optimierung und Veränderung wichtig ist.

Bei Einzelunternehmern geht es darum, dass die Automatisierung von Prozessen zur Effizienzsteigerung mit einem einmaligen zeitlichen Aufwand verbunden ist.

Zudem muss das Programm für die Automatisierung verstanden werden und angewendet werden.

Fehler werden erkannt, wenn diese zu Problemen im täglichen Geschehen führen oder wenn der Anwender bereits erweiterte Kenntnisse um Umgang mit der Software hat.

Für die Hinzuziehung eines Experten oder Beraters ist hier häufig nicht das Geld vorhanden oder es wäre situationsbedingt kein gutes Kosten-Nutzen Investment, des zur Verfügung stehenden Kapitals.

Meistens ist hier der einmalige zeitliche Aufwand die größte Hürde, die genommen werden muss, um nachhaltig massiv zu rentieren.

Das sollte jedoch kein Grund sein, eine Effizienzsteigerung auszuschlagen.

Effizienzsteigerungen sind immer zur Optimierung der Performance da und somit ein wesentlicher Teil des Erfolgs vom Unternehmen.

Gehen wir im nächsten Absatz endlich richtig in die Praxis.

Konkrete Maßnahmen zur Effizienzsteigerung

Nun kommen wir zum aktiven und methodischen Teil der Effizienzsteigerung.

Gemäß des Kaizen, einem Teilaspekt des Lean Management, sollte auf einen KVP (kontinuierlichen Verbesserungsprozess) wert gelegt werden. Dabei sollte in folgenden Abständen ein reflektierendes Fazit gezogen werden:

Wöchentlich (inklusive der Planung der folgenden Woche.)

Monatlich

Quartalsweise (hierbei sollte ebenfalls der Fokus auf ein neues Ziel gesetzt werden, welches im folgenden Quartal erledigt werden sollte.)

Jährlich (jährlich sollte vollständig entrümpelt werden und die aktuelle Situation reflektierend betrachtet und eingeschätzt werden, um Ziele für das kommende Jahr festzulegen.)

Um Prozesse nachhaltig zu analysieren und zu optimieren, solltest Du alle Prozesse visuell darstellen.

Hierfür hat sich die Darstellung in einem Flussdiagramm als optimales Werkzeug gezeigt.

Mithilfe des Flussdiagramms kannst Du alle Einzelschritte eines Prozesses sehen und somit aktive Optimierungen durchführen.

Bei neuen Prozessen und einem vollständigem Re-Modelling eines bestehenden Prozesses solltest du vor der flächendeckenden Ausrollung des Prozesses mithilfe des Lean Six Sigma und dem darin enthaltenen DMAIC-Zyklus einen Prozessentwurf konzipieren, dieses als Pilotprojekt testen und erst bei Erfolg etablieren.

Wenn du die genannten Methoden anwendest, sollte einer erfolgreichen Effizienzsteigerung nichts mehr im Weg stehen.

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Quellennachweis Artikelbild: Photo by NEW DATA SERVICES on Unsplash

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