Wenn es um Zeitmanagement Methoden geht gibt es immer wieder unfassbar viele Methoden, die dir dabei helfen sollen alles mögliche zu tracken, zu optimieren und somit deine Zeit zu sparen. Dabei wird aber häufig vergessen, dass der Aufwand der richtigen Anwendung der einzelnen Zeitmanagement Methoden in Form von lernen, etablieren und ausprobieren auch eine unfassbare Menge an Zeit kostet. Daher habe ich dir die wichtigsten Zeitmanagement Methoden 2019 einmal hier zusammengefasst.

Beim Zeitmanagement geht es darum durch verschiedene Methoden zeit zu sparen. Mehr aus der bestehenden Zeit zu machen.

Hierfür wurden über die Jahre verschiedene Methoden erschaffen, etabliert und angewendet.

Wenn du mich kennst, weißt du, dass ich es gerne einfach habe. Nicht weil ich faul bin, sondern weil Einfachheit der Schlüssel zu absoluter Spitzenleistung ist. Daher habe ich die beiden Themen gewählt die wirklich wichtige Zeitmanagement Methoden haben.

Wenn du die Zeitmanagement Methoden bisher nicht etabliert hast, dann empfehle ich dir sehr stark, es genau nach dem lesen des Artikel zu ändern und sie sofort umzusetzen.

Glaub mir, du wirst es mir danken.

Bei den ersten Zeitmanagement Methoden geht es um das wohl „kontraproduktivste“ was es geben könnte. Genau deshalb starte ich damit.

Zeitmanagement Methoden Nr. 1 – Pausenmanagement

Ein wichtiger Teil der vielen Zeitmanagement Methoden und somit auch ein essentieller Part deiner Zeitmanagement Strategie sollte das Pausenmanagement sein.

Warum?

Ganz einfach, weil Energiemanagement das neue Zeitmanagement ist.

Es bringt dir also nichts, wenn du deine Zeit optimal geplant hast und einen klar strukturierten 12, vielleicht auch nur 8 Stunden Tag hast, dann aber nach 6 Stunden keine Kraft und Energie mehr für den Rest vorhanden ist. Aus diesem Grund, ist es so wichtig Pausen zu machen.

Es gibt zwei Zeitmanagement Methoden aus dem Pausenmanagement die ich dir hierfür ans Herz lege.

Die Pomodoro Technik

Die Pomodoro Technik ist ein Prinzip, bei welchem du ein gleichmäßiges Verhältnis zwischen Arbeit und Pause einhalten solltest.

Grundsätzlich besteht diese Zeitmanagement Methode aus der 25/5 Taktung, was soviel bedeutet wie, das du 25 Minuten arbeitest und 5 Minuten Pause machst.

Aber sind wir einmal ehrlich. Bei den wenigsten Aufgaben am Tag werden 25 Minuten ausreichen um ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erreichen. Abgesehen davon, soll es bis zu 15 Minuten dauern um in den FLOW-Zustand zu gelangen.

Es wäre also nicht förderlich, wenn du nach 10 Minuten im FLOW-Zustand wieder aufhörst um eine Pause zu machen.


Du Fragst dich, was es mit dem FLOW-Zustand auf sich hat? Der Flow ist ein Trance-ähnlicher Zustand in dem dir die Arbeit wesentlich leichter fällt. Die Arbeit und die damit verbundenen Aufgaben fließen, genauso wie das Zeitgefühl. So berichten die meisten Menschen, dass die Zeit im Flow nahezu davon fließt. Aus gefühlten 10 Minuten sind in der Realität ganze 3 Stunden geworden. Kein Einzelfall, sondern Wirklichkeit!


Ich habe erkannt, dass der wirklich produktive Part der Pomodoro Technik sich darin versteckt, das Verhältnis von Pause/Arbeit optimal zu nutzen. So kannst du die einzelnen Blöcke von 25/5 bis auf 240/60 hochtakten.

Dabei kommt es immer darauf an, welche Tätigkeit du innerhalb des Blockes erledigst. Der Sinn hinter dem Prinzip ist es also, eine intensive Arbeitseinheit zu absolvieren und danach eine Pauseneinheit zur Regeneration zu absolvieren. Somit kannst du deine Leistung über den Tag hinweg konstant hoch halten ohne nach kurzer Zeit völlig ausgelaugt zu sein.

Die Pufferzeiten Methode

Eine weitere der vorgestellten Zeitmanagement Methoden ist die Pufferzeiten Methode.

Ähnlich vom Prinzip der Pomodoro Technik geht es hierbei darum, nach deinen Aufgaben, die du in Blöcken planen und abarbeiten solltest, einen Pufferblock zu integrieren.

Das führt dazu, dass du eine zeitlichen Puffer hast, wenn Aufgaben, Termine, Telefonate oder was auch immer, einmal länger dauern. Andererseits, kannst du mit dem Puffer auch kurz durchatmen, dich auf die nächste Aufgabe, Telefonat, Termin etc. vorbereiten.

Diese Zeitmanagement Methode ist also ähnlich dem Pomodoro Prinzip dafür gedacht, dir den nötigen Freiraum im Alltag zu verschaffen, um nicht der Zeit hinterher zu hetzen, sondern aktiv Kontrolle darüber zu gewinnen.

Plane die Pufferzeiten aktiv in deinem Kalender als Ereignis, welches nicht überschrieben werden kann.

Gerade dann, wenn du häufig und viel mit anderen Menschen zu tun hast. In Gesprächen oder Telefonaten, werden vor allem deine Gesprächspartner es dir danken, wenn du Pufferzeiten etablierst, weil du somit nicht in die Lage kommst, dass ein Termin länger dauert und dein nächster Gesprächspartner dann warten muss oder du unvorbereitet in ein Gespräch gegangen bist.

Ich habe es im Text bisher schon ein paar mal angesprochen. Im nächsten Schritt geht es um die Tagesplanung als nächsten Punkt der effektivsten Zeitmanagement Methoden.

Zeitmanagement Methoden Nr. 2 – Tagesplanung

Der zweite Themenbereich von Zeitmanagement Methoden ist die Tagesplanung. Hier verstecken sich wahre Goldschätze um dein Zeitmanagement effektiver und effizienter zu gestalten.

Die Tagesplanung ist so unglaublich wichtig, weil sich hier genau das größte Optimierungspotenzial versteckt.

Ich will dich nicht lange aufhalten, starten wir also direkt in die verschiedenen Zeitmanagement Methoden

Die 60/40 Regel

Starten wir die Zeitmanagement Methoden mit der 60/40 Regel.

Sie besagt, dass wir unseren Alltag nur zu 60% verplanen sollten und etwa 40% davon frei halten sollen für spontanes oder unvorhergesehene Aufgaben. Wie auch bei dem Pomodoro Prinzip, bin ich der Meinung, dass es nichts bringt, dieses Prinzip radikal auf diesem Rhythmus zu fahren.

Du hast mehr davon, wenn du es individuell anpasst. Vielleicht brauchst du 80% Planung und nur 20% Freiraum?

Es geht dabei einfach darum, deine bisherigen und die künftigen Tagesabläufe so gut es geht zu analysieren und so das absolute Optimum aus deinem Tag zu holen, ohne dass ein unvorhergesehenes Ereignis deinen ganzen Tagesplan zerschießt oder du am Ende mit deinen geplanten Tätigkeiten fertig bist, und dich den Rest des Tages unstrukturiert durch den Tag quälst, weil du zu viel Freiraum geplant hast.

Entweder musst du anhand deiner bisherigen Tage einen Plan aufstellen oder durch Try & Error den für dich richtigen Rhythmus herausfinden.

Thematisches Time-Boxing

Eine weitere Zeitmanagement Methode die ich dir vorstellen möchte, ist das thematische Time-Boxing.

Dabei ist es wichtig, vordefinierte Zeitblöcke im Alltag zu haben, die du mit passenden Aufgaben füllst. Wichtig hier ist allerdings, dass du thematisch gleiche Aufgaben zusammenlegst um so einen höheren Fokus zu haben und deine Leistung während des Blocks zu steigern.

Beispielsweise nimmst du einen Block in dem du alle Benachrichtigungen wie Mails, Social Media etc. abarbeitest. In einem weiteren Block kannst du dich zum Beispiel voll und ganz dem Telefonieren widmen und erledigst in einer Reihe alle Telefonate die anstehen. Somit bist du während eines Blocks wesentlich fokussierter, weil du nur ein Thema hast, was du kontinuierlich ausführst. Nach einem Block kommt dann, wie wir es schon gelernt haben, eine Pause und danach folgt dann ein weiter Block mit anderen Thematischen Aufgaben.

Um noch mehr Leistung aus den Blöcken zu holen und dich noch individueller auf dich und deinen Leistungsrhythmus einzustellen gibt es die nächste Zeitmanagement Methode.

Produktivzeiten

Die letzte Zeitmanagement Methode für heute sind deine Produktivzeiten.

Hast du dich bereits damit beschäftigt? Wann du welche Leistung abrufen kannst und wann du unbedingt Pausen brauchst?

Ein ganz typisches Beispiel einer Produktivzeit die bei vielen Menschen gleich ist, ist das Mittagstief. Du hast eine absolue Low-Performance Phase.

Es gibt hier unterschiedliche Phasen, die ich dir gleich genauer vorstelle.

Wichtig ist hier jedoch, zu wissen wann du welche Phase hast, damit du basierend darauf deine Blöcke optimal planen kannst. Einen thematischen Block für E-Mails etc. brauchst du beispielsweise nicht in einer High Performance Phase. Das kann gut in die Low Performance Phase wie dem Mittagstief. Mit dem Wissen um deine Produktivzeiten kannst du also deine optimale Leistung, zu jeder Tageszeit erreichen und gleichzeitig besser planen wann du arbeiten und wann Pause machen solltest.

Nun kommen wir zu den unterschiedlichen Phasen.

Low Performance Phase

Die Low Performance Phase habe ich bereits erläutert. Typisch ist das Mittagstief. Du hast kaum Motivation, Leistung und würdest am liebsten schlafen oder Pause machen.

Der absolute Motivationskiller ist es, wenn du jetzt wirklich nichts machst und stagnierst. Einfach nur rumhängst.

Glaub mir, nicht nur das die Arbeit die nicht erledigt ist, dich später einholt. Nein, auch dein schlechtes Gewissen wird sich bemerkbar machen.

Pack in eine Low Performance Phase also passend dazu eher entspannte Blöcke, die nicht viel Leistung voraussetzen.

Mid Performance Phase

Die Mid Performance Phase ist übrigens die Phase, die wir oftmals den größten Teil des Tages haben. Wir können Arbeiten, bringen aber keine Höchstleistung. Das kannst du ändern, wenn du die richtige Motivation findest. Dann wird die Mid Performance Phase langsam aber sicher aus der Liste der Leistungsphasen verschwinden.

Das Geheimnis dahinter ist Selbstentfaltung, Potenzialentfaltung etc.

Mach etwas, wofür du brennst und die Mid Performance Phase wird langfristig verschwinden.

Performance Phase

Die Performance Phase ist das, was viele Menschen kennen als ihre Höchstleistungszeit des Tages. Du machst schnelle Ergebnisse, kannst gefühlt leicht Multitasking betreiben und bringst einfach richtig Leistung.

Als Verkäufer schließt du in dieser Phase verhältnismäßig mehr Kunden ab, als sonst. Als Führungskraft kriegst du plötzlich unfassbar viele Mitarbeitergespräche ohne Stress über die Bühne.

Die Performance Phase ist bei vielen Menschen häufig am Vormittag und zum Abend, am späten Nachmittag noch einmal.

Übrigens, es gibt noch eine Phase. Diese zu erreichen bedarf einer gewissen Vorarbeit.

High Performance Phase

Die High Performance Phase ist magisch.

Der Flow ist dem Feeling und dem Ablauf einer High Performance Phase ähnlich.

Die High Performance Phasen kannst du nutzen, wenn du etwas hast, woran du glaubst. Und nein ich rede nicht von Religion.

Ich rede von einer Mission, Vision.

Von einem Lebenssinn.

Wenn du deinen Lebenssinn gefunden hast und dabei bist diesen Umzusetzen, dann werden sich die High Performance Phasen zeigen, öfters sogar!

 

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Quellennachweis Artikelbild: Photo by Austin Chan on Unsplash

 

 

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